【案例前言】
大型工程項目涉及到工程總包EPC。銷售人員在進行項目推進的時候,需要對總包方、設計院、施工方、業(yè)主進行全方位的溝通了解,建立內(nèi)部線人系統(tǒng),確保招投標最終成功及最終簽訂合同。其中一個環(huán)節(jié)沒有照顧到,一個關鍵人關系沒有維護好,就會在后面的推進中出現(xiàn)各種問題。
下面的案例就是由于關鍵人物的工作沒有做到位而在業(yè)務推進過程中產(chǎn)生巨大阻力的,幾乎導致全盤失敗。
【案例背景】
由于多年的工作,通過科員甲的幫助下,在采購科的協(xié)助下,我司成套配電產(chǎn)品在2014年就進入了的合格供應商目錄。WL公司的成套配電項目總包給DS研究院。得到信息,我就開始積極接觸設計院進行溝通。
【組織架構(gòu)】
【案例描述】
【案例描述】
信息收集
由于多年的工作,通過科員甲的幫助下,在采購科長的協(xié)助下,我司成套配電產(chǎn)品在2014年進入了WL公司的合格供應商目錄。當時土建工程和電氣設備科科長不管事,基本都信任科員甲去做。科員甲因為現(xiàn)場知識豐富,而且是主任工程師級別,有點技術權威。此人是我的第一個線人。
項目立項
2013年年底,此項目總包出去給DS研究院的設計公司,在技術交流過程中,甲多次向G所長推薦我們產(chǎn)品,而且告訴我信息,讓我及時和總包單位溝通。由于WL公司是我們代表處的長期重要客戶,所以該公司的任何項目都基本上是我在做,項目也通過郵件發(fā)送給公司,然后由公司市場部群發(fā)給各地代表處。各地代表處銷售經(jīng)理都很支持。
深度接觸
由于我們公司還沒有建立大項目由團隊集體公關機制,所以該項目都是我個人在努力公關。該項目涉及人員眾多,我通過短時間的努力,業(yè)主的采購科長E和總包單位的副院長F都能對我們大力支持了,也是我新線人,至此,我在該項目中有了三個線人。
但是在2013年底,業(yè)主那里有了重大人事變動,生產(chǎn)制造部總經(jīng)理A新上任,我還未見過。剛過一兩個月,土建工程電氣設備科長被調(diào)離崗位,由原來的科員B上任,此人聽領導話,而我和此人關系一般。原來科員甲很有希望做科長的,這下就情緒很低落,感覺不得志了。
這個變動導致我在2014年3月的一次業(yè)主自己的招投標的資格預審查中被踢出局,理由是因為C經(jīng)理反應我們產(chǎn)品出現(xiàn)過重大問題,而且售后服務令他們不滿意。
此時我們又一次面臨被動局面,接著我借助三個線人和自己的努力,最終參與了該項目總包單位的招投標。
技術確認
在科員甲的技術交底下,我和我司技術人員多次與G所長、H工溝通,確保我們標書中的各種參數(shù)都滿足業(yè)主的需求,并且多次和某品牌斷路器銷售經(jīng)理N經(jīng)理溝通,該斷路器在此項目中有100多萬的需求。
商務公關
至此,我把工作重點放在負責審批采購合同的副院長F的溝通上,多次向?qū)Ψ奖砻髯约涸跇I(yè)主的關系,并且還多次跟G所長溝通項目上的各種信息。
組織招標
標書下達后,我們多次與N經(jīng)理溝通價格下浮比例,拿到特價。在技術參數(shù)上均滿足客戶要求。
合同簽訂
最后中標結(jié)果出來了,還給我司發(fā)了中標通知書,我很高興的等待客戶郵寄合同過來給我簽訂。結(jié)果等了一個多月都沒有給,后來一問F副院長和G所長,才知道我的中標通知書被業(yè)主的生產(chǎn)制造部總經(jīng)理A給否定了。A讓他們?nèi)ピ僘K和DQ的價格,希望總包單位跟這兩家之一購買,而且YK的銷售經(jīng)理還跟總包單位說我司在業(yè)主那里是沒有人支持的,用了以后在驗收過程中會被卡。
但是F副院長還是很支持我的,頂住壓力,沒有放棄我們,只是讓我們耐心等待。在總包和云開詢價期間,我多次和N經(jīng)理,H工聯(lián)系。為什么和他們兩人聯(lián)系呢,因為N經(jīng)理是區(qū)域銷售,我司要是采購設備,他肯定能從中獲取利益,所以他也不希望YK中標。于是N經(jīng)理從元器件提供的時間上去和業(yè)主的B科長、總包單位的G所長說明供貨的時間壓力。而H工是總包單位負責現(xiàn)場的工程師,如果由于貨物交貨時間延長,導致該項目整體的竣工時間被拖延,他會負連帶責任的。業(yè)主方不會因為他們內(nèi)部人員拖延總包單位的采購時間,而延長項目的整體驗收時間,所以最后只會把責任怪罪到H頭上。為了以后減少風險,H工也多次去和他的領導G所長反應現(xiàn)場的時間緊迫性。我還主動打電話給一般關系的B科長,給予他口頭承諾,希望他多多幫忙,還多次鼓動科員甲給G所長電話了解情況,旁敲側(cè)擊的給G所長傳遞一個信息,就是業(yè)主中還是有很多我司的粉絲和支持者,不會影響他們的工程驗收。
最后終于在中標通知書廢除快兩個月后,總包單位F副院長通知我,可以排產(chǎn)了,他們馬上郵寄合同給我。至此,終于拿到合同,并且簽字蓋章確認法律效應。
【案例分析】
在業(yè)務過程中找對關鍵線人很重要。該案例中,線人也起到關鍵的推進作用,找到總包單位的副院長,得到他的大力支持。從技術和現(xiàn)場工程的整體情況上給與說明,說服N經(jīng)理和H工也是成功的關鍵之一。
在長期項目中,要長時間的和客戶保持關系,長時間的了解客戶的人事變動,及時和變動后的人事關系做出新的公關。本案例中,由于生產(chǎn)制造部總經(jīng)理A新上任,而銷售人員沒有在第一時間與其進行交流溝通,錯失了對關鍵人物的把握,因此在關鍵的招投標階段對我方做出不利的動作。幸好,我方在業(yè)主、總包方的線人和關鍵人物的關系較深入,通過對傾向我方的線人的積極協(xié)調(diào)下,最終拿到合同。
【案例延伸】
簽訂合同的常見的問題及錯誤
一、實施中常犯的錯誤
1.急于拿到合同,胡亂答應客戶的苛刻條件。
2.事先不給自己留有余地,事后向公司討價還價。
3.不經(jīng)請示,就超越權限答應客戶提出的條件。
4.合同不仔細審核,就草草簽字。
5.對合同簽訂人的資格不加審核,公章沒有審定;給企業(yè)帶來風險。
6.對可能存在的合同風險未加評估,導致貨款或質(zhì)保金難以回收。
二、常見的問題:
問題一:如何擬定標準規(guī)范的合同文本?
1. 合同文本盡可能有本公司擬定,如由甲方提供標準合同文本,需對合同細節(jié)如產(chǎn)品驗收標準,付款方式,違約責任等仔細加以斟酌。
2. 對不利我方的合同條款,與甲方進行談判修訂。如不能修改的,盡量用補充條約來限定。以規(guī)避風險。
3. 審定合同條款內(nèi)容是否符合國家的法律規(guī)定。內(nèi)容是否完整詳盡,詞是否準確,是否有含糊之處?
問題二:如何及時兌現(xiàn)對客戶的承諾?
拿到簽訂好的合同文本后應做好以下三點:
1. 拿到簽訂合同后,應當當面感謝曾經(jīng)幫助過你的人。如不能面謝,應在電話中表示感感謝。
2. 在表示感謝的同時,暗示會有所回報。如當初已有過承諾的,你可明示他:你正在辦理手續(xù);如沒有承諾的,你選擇恰當?shù)臅r機,送其小禮物。
3. 快向公司申請相關費用,兌現(xiàn)對客戶的承諾。
注意:兌現(xiàn)承諾必須表現(xiàn)出積極主動,決不要等著客戶先開口。言而有信,能獲得客戶的尊重。
問題三:如何依據(jù)合同的條款,確保合同的正常執(zhí)行?
要確保合同的正常執(zhí)行,必須做到以下七點:
1. 與客戶的相關部門保持聯(lián)系,確保合同定金的及時到賬。只有合同定金到賬,該合同方真正有效。
2. 合同定金到賬后,應督促公司相關部門排定生產(chǎn)計劃;并定期跟蹤合同產(chǎn)品的生產(chǎn)進度。
3. 密切關注項目施工的進展情況,提前預知需要使用公司產(chǎn)品的具體時間;盡可能給公司儲運部門預留充裕的時間。
4. 了解公司產(chǎn)品發(fā)運客戶的時間段的天氣情況,如有天氣原因(如臺風,冰雪等)會導致運輸時間拉長,應提前于客戶說明。
5. 了解工地的運作路況,何時送貨到工地便捷。同時安排好卸貨人員和接過人員。并安排專人做好產(chǎn)品驗收過程。
6. 及時妥善處理各類問題(如產(chǎn)品質(zhì)量,延期交貨,數(shù)量短缺等);化解與施工方的矛盾,保持融洽的關系。
7. 及時催討到期的貨款,保證及時供貨。
問題四:如何保證合同在規(guī)定時間內(nèi)送達客戶?
將合同在規(guī)定時間內(nèi)送達客戶,因注意合同送達途中可能遭遇的不測或預防競爭對手從中搞鬼。當注意以下兩點:
1. 合同送達最后是指標銷售人員親自上門送達,并讓接受人簽收。如難以登門送達的,可用特快專遞郵寄。并保留郵寄存根以便查詢。
2. 合同送達后,因在三日內(nèi)告知項目決策人。以防競爭對手利用其線人搞鬼。
3. 收到合同簽字蓋章的正式合同文本后,應確保一周內(nèi)送達會郵寄到客戶處。
4. 如重大項目,可以舉行合同簽字儀式。當場交換合同。
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