現(xiàn)在在銷售過程中,客戶欠款是正常,這是銷售員們的普遍痛點,每次打電話去催收款項,無疑會受到各種各樣的理由,而有些素質(zhì)不高的客戶直接開口大罵,讓銷售人員騎虎難下,進退兩難。那么今天我們討論一下要如何進行催款才能有效呢?
第一點、保證回款的6大原則
1、有理走遍天下。
何為“理”,“理”對于雜志社來說就是嚴謹有效的發(fā)行政策,落實在紙面上就是具有法律效力的合同。有人說與經(jīng)銷商簽的合同沒有用。錯了!只有無效的、不嚴謹?shù)?、無法執(zhí)行的合同,才是無用的。因此,必須要制定一份有效的、嚴謹?shù)?、可?zhí)行的、經(jīng)過雙方認可的合同,是與經(jīng)銷商之間處理各種矛盾、解決各種問題的前提。
沒有合同,雙方各說各的道理,最后就是一攤糨糊,而經(jīng)銷商拿書款做威脅,吃虧的總是雜志社。如果在發(fā)貨之前,雙方把結(jié)款時間、方式,都一一明確,“到日子見款”,上述15種借口中一大半就不會成立,雙方也不會因此發(fā)生糾纏。
2、知己知彼,百戰(zhàn)不殆。
與任何個人或單位合作,首先的前提和條件就是雙方彼此信任。而信任的前提是了解。與經(jīng)銷商合作更是需要了解,如果這種了解僅僅局限在任何個把人,手里有個發(fā)貨地址,有幾個電話,那是遠遠不夠的。
每個經(jīng)理必須深入到經(jīng)銷商的公司內(nèi)部,去認識他們各級工作人員,熟悉和掌握他們的工作流程,從中認識到哪些方面是經(jīng)銷商的優(yōu)點,哪些方面是經(jīng)銷商的缺點。自然我們不會去改變經(jīng)銷商,但是知道他們?nèi)秉c的目的是使得工作更加順暢,辦事效率更高。
舉一個典型事例,一家雜志社與某地的經(jīng)銷商始終存在溝通問題,催一次款要打幾次甚至十幾次電話,這家雜志社的發(fā)行經(jīng)理到當?shù)剡M行實地考察,發(fā)現(xiàn)這家經(jīng)銷商辦公環(huán)境很差,人多而且忙亂,催款的電話打過去都是不同的人接,也沒有正規(guī)的來電記錄本,往往是拿過一張紙就寫,寫完了隨手一放。
后來就改變工作方式,不打電話,直接給會計發(fā)傳真,結(jié)果辦事效率成倍提高,一段時間以后,每個月發(fā)一個存款傳真,就能把款收回。還有的經(jīng)銷商公司機構(gòu)龐大,一份款項支付單要從業(yè)務(wù)部轉(zhuǎn)手到財務(wù)部,再由財務(wù)部轉(zhuǎn)到老總簽字之后,再轉(zhuǎn)回財務(wù)部付款,如果發(fā)行經(jīng)理不了解這一過程,盲目給業(yè)務(wù)部打電話,最后只能是事倍功半。
3、言而有信,以誠相待。
如果要想得到對方的尊重,首先要尊重對方。說一個最典型的事例,在某地,雜志社原先實行的是省級代理制度,一地只發(fā)一家經(jīng)銷商,后來出于不同目的,改變了發(fā)行政策,在當?shù)赜职l(fā)展了另一家經(jīng)銷商。雖然雜志社承諾兩家都不斷貨,而且采取全代銷政策,包調(diào)包換。但是這兩家經(jīng)銷商都擔心自己培養(yǎng)的市場被對方利用,因此都不愿意在市場上進行大的投入。更糟糕的是雙方都擔心自己遲早某一天會被對方取代,因此一方面向雜志社大量要貨來顯示自己的能力和實力,另一方面又不及時回款,以書款為“質(zhì)”。這樣做法的結(jié)果是,雖然雜志社在當?shù)匕l(fā)貨量很大,但是實銷量減少,回款得不到保證,實際市場日益萎縮。
4、身體力行,說到做到。
發(fā)行經(jīng)理把欠款和收款不順利的問題很自然的統(tǒng)統(tǒng)推到經(jīng)銷商身上,似乎自己永遠處于一個無辜被動的地步。在這里我想先說一個親身經(jīng)歷的事情,有一次我去一家經(jīng)銷商那里,在他們的每月打款記錄上發(fā)現(xiàn)了一本不知名的小刊,每個月匯款的金額不過就是百把元,我和他們開玩笑說,這樣的雜志還按時打款呀,還不夠功夫錢的呢。
而他們會計卻很認真地說,對方雜志社的發(fā)行經(jīng)理特別認真負責(zé),每個月按時按點打電話發(fā)傳真對帳,書款多一分錢不要,少一分錢不行,時間長了彼此就形成了默契和習(xí)慣。盡管書款不多,但是這家雜志社的發(fā)行經(jīng)理用自己的實際行動,贏得了經(jīng)銷商的尊重。因此,我記得一家老刊社的一位資深發(fā)行經(jīng)理說過這樣一句話:沒有不負責(zé)任的經(jīng)銷商,只有不負責(zé)任的發(fā)行人員,可以說是一針見血。
回想前兩年發(fā)行圈里流行這樣一種說法:去外地出差不對帳不收款。這種說法的出處現(xiàn)在已經(jīng)無從稽考,我本人始終對這樣的說法保留自己的意見。固然有些雜志社為防止發(fā)行人員私留書款會制定這樣的內(nèi)部規(guī)定,但是我總覺得那句話中或多或少還有一些“吃人嘴軟,拿人手軟”的味道。
經(jīng)銷商每每接待雜志社發(fā)行經(jīng)理少不了遞煙敬茶、好酒好肉,發(fā)行經(jīng)理欣然笑納后再張嘴要錢,似乎就有點不近人情了。殊不知個別經(jīng)銷商就是利用了人的這點小弱點,達到他們不可告人的目的。在一次極其偶然的場合下,一位經(jīng)銷商酒后失言,他說他最看不起那些一頓好酒就給打發(fā)了的發(fā)行經(jīng)理,這些人在他眼中的價值就是幾百塊錢的飯錢。我聽后無語,心中只有幾個字在不停閃回:可憐之人必有可恨之處。
5、空口無憑,立字為證。
即便是再嚴謹?shù)陌l(fā)行合同,也有百密一疏的時候?;蛘呤窃谄渌厥馇闆r下,雜志社和經(jīng)銷商要就實際具體問題達成某種短期特定的協(xié)議。由于雙方合作時間較長,溝通又很順利,通常情況下是不會簽訂什么補充協(xié)議的,這就為日后的糾紛埋下了伏筆。
最經(jīng)典的就是雜志調(diào)價,我就聽一家雜志社的發(fā)行經(jīng)理跟我抱怨,雜志漲價之后某地區(qū)的經(jīng)銷商還是按老價格給雜志社打款,發(fā)行經(jīng)理要求對方按新價格回款,對方竟然說不知道漲價,在門市按老價格批發(fā)的,損失已無法挽回,雙方因此僵持不下,書款自然要不回來了。
還有一次某刊社出了一本增刊,價格、發(fā)行政策都和主刊不同,之前以書面?zhèn)髡嫘问酵ㄖ烁鞯亟?jīng)銷商,但是總有那么幾個“缺心眼的”就是我行我素,先前承諾雜志社的一切都可以瞬間忘記,雜志社本以為手拿把攥報數(shù)、回款,一夜之間化財為水,發(fā)行經(jīng)理叫苦不迭。
老祖宗曾經(jīng)教導(dǎo)我們“好腦子不如爛筆頭”,我就隨身帶一個本子,但凡經(jīng)銷商答應(yīng)我的什么事,我立馬“不識時務(wù)”地把本子掏出來:我這個人腦子不好,麻煩您給寫一下吧,別回頭再給您記錯,搞得大家都不好,嘿嘿,嘿嘿。而經(jīng)銷商對此的態(tài)度更加雷人:你這副無恥的樣子,還頗有我年輕時的神韻。
6、說一是一,不留余地。
其實經(jīng)銷商欠款的方法很簡單,就是一個“拖”,可以說是萬變不離其宗。而發(fā)行經(jīng)理要做到的就是以不變應(yīng)萬變,把所有的事情一定要問清楚定死了再放電話。在很多情況下,經(jīng)銷商幾句話什么“這就辦”、“過兩天”、“馬上”表面上都答應(yīng)你了,其實什么都沒說。
沒有經(jīng)驗的發(fā)行經(jīng)理不出三句話就被糊弄過去了,而老發(fā)行人往往是抓住不放、一追到底:這兩天打款?打多少呀,好歹給我個數(shù)呀,我讓你打10萬,你能打嗎?什么時間能看到款,明天還是后天,你說個準日子。后天?后天上午還是下午呀?下午幾點呀?這可是你答應(yīng)我的,到時間我看不到傳真,別怪哥們兒翻臉。
總共不到幾十個字就把經(jīng)銷商所有的退路都堵死了,可謂滴水不漏。別忙這才是開頭,書款按時過來了也就罷了了,要是書款沒到,那可有的說了:這都幾點了,你怎么答應(yīng)我的呀,別給自己找借口,你是當?shù)氐拇蠊敬蠼?jīng)銷商大老板,我就是一個小刊社的小職員,你糊弄我?這不是欺負人嗎?
事先我都跟老板說好了,現(xiàn)在老板要扣我工資,我到你家吃飯去呀?有個別爐火純青的主兒在關(guān)鍵時刻很是擠出來兩滴眼淚,人緣好的還能拉過來財務(wù)小姑娘助陣。當然所有手段的目的只有一個,在一個雙方約定的特定時間之前按照雙方約定好的金額全額支付,每一個細節(jié)都要反復(fù)確定,堅決不留后路。
第二點、電話催款的9大方針
1.確認金額
打電話催賬之前,首先要核對最新的檔案數(shù)據(jù),看看對方積欠的賬款明細和準確金額。
2.選對時間
結(jié)婚、搬新家要看“吉時”,催收也要講究“吉日”。絕佳的吉時,是在對方剛開始上班的十五分鐘之內(nèi),因為,這通常是債務(wù)人心情最好的時候,至于中午午餐、午休時間,通常不宜進行電話催賬。
3.選對日子
每周的星期五是第一個最好的電話催收“吉日”,因為這時候大家都在期待兩天假期的到來。其次是周四、周二。最不宜電話催賬的日子是周一、周三。如果你知道債務(wù)人某一天有一筆錢進賬,進賬日的前三天,就是電話催收的“吉日”。
4.要找對人
一定要找對人,如果債務(wù)人不在,不妨告訴接電話的人你的目的。不過,要對秘書特別客氣。如果對方是大型企業(yè),就直接找指定付款的聯(lián)系人或財務(wù)人員;如果對方是小型企業(yè),最好和負責(zé)人或老板直接聯(lián)系。
有時,不妨通過客戶的秘書或?qū)Ψ綈廴私o客戶間接施壓,加快催賬進程。如果你找對人,應(yīng)該先禮貌地請問對方:“現(xiàn)在講話方便嗎?”當?shù)玫綄Ψ降恼J可后,再繼續(xù)交流,否則,就擇期再聯(lián)系。
5.要說對話
為了避免升高債務(wù)人的防衛(wèi)心,“開場白”要很講究才行。禮貌招呼之后,就應(yīng)開門見山,直接說明來意,先說明應(yīng)收款的數(shù)額,讓對方有心理準備,這樣,可以表明我們對收賬的關(guān)注和收回的決心,給債務(wù)人一種無形壓力。
當然,絕對不要一開始就咄咄逼人,以免破壞了雙方的良好關(guān)系。你越是“和藹可親”,態(tài)度越人性化,收回的可能性就越大。在交流的過程中,千萬不要讓債務(wù)人說出任何想推遲付款或拒絕付款的理由,如果債務(wù)人一旦有拖延的念頭,你應(yīng)該要有力地拒絕他,不要讓他有可乘之機。
在談話的過程中,要保持一種冷靜的但很堅決的態(tài)度,收款的態(tài)度要堅決,沒有回旋的余地,不能自相矛盾、前后不一致,否則很容易讓客戶抓到把柄而拒絕或延期付款。方式要“外柔內(nèi)剛”,對于客戶的暫時付款困難,要積極地提供幫助意見,要從雙方長期合作的角度考慮問題,因為誰都有困難的時候,把客戶逼急了對誰都沒有好處。
生意場上有一句老話:“承諾并不代表付款”,所以,不管對方作出什么承諾,最好能夠落實到書面上,并用電話或傳真的方式進一步確認。同時繼續(xù)追蹤,直到對方清賬為止。
6.講究設(shè)備
在和債務(wù)人商談時,一定要讓債務(wù)人知道你全心全意在處理他的問題,所以,最好取消電話“插播”服務(wù),同時,暫停另一部電話的使用。不妨投資一點錢,購買一套有語音服務(wù)系統(tǒng)的電話設(shè)備,方便讓對方找到你,并隨時可以留言。
7.溝通良好
溝通能力是有效說服債務(wù)人結(jié)清欠款的神奇法寶,有效溝通的小技巧:
(1)模仿對方說話的方式、速度和音量。
(2)碰到亂發(fā)脾氣的客戶,要“冷靜”應(yīng)對,好好安撫對方。好的EQ加上“專業(yè)”態(tài)度是成功的關(guān)鍵。
(3)對于那些經(jīng)常“亂罵人”的客戶,冷靜地告訴對方兩個解決方式:一是跟我們的律師談;二是跟我的老板談。
(4)保持“理性且友好”的態(tài)度,得到的反應(yīng)總是比運用“非理性且脅迫”的態(tài)度要好上百倍。
8.學(xué)會閉嘴
沉默是最高明的說話術(shù)。頂尖催款高手只在必要的時刻才開口,對方說話時要懂得保持沉默。西方有句諺語:“你不說話,別人將以為你是哲學(xué)家?!蹦悴徽f話,對方會覺得你高深莫測,肯定不敢低估你,清償?shù)囊庠妇蜁嵘簧佟Gf不要多說無益的話,和客戶產(chǎn)生不必要的爭執(zhí),以免贏了面子,失了銀子。
9.維護關(guān)系
為了收回舊欠款,弄得彼此恩斷義絕,可謂商場大忌,絕非明智之舉。俗話說“和氣生財”,又說“人情留一線,日后好相見”。如果對方是你公司持續(xù)往來的重點客戶,催收時小心應(yīng)對,務(wù)必要適時對你的債務(wù)人情真意切地表達尊重、關(guān)心,不要單純?yōu)榱耸栈嘏f欠,而傷了彼此多年的商場情誼,因小失大,很劃不來。
如果你同意債務(wù)人提出的償還方案,最好能夠落實到書面上;電話過后,用傳真的方式做進一步確認。同時繼續(xù)追蹤他的行動,直到對方完全償還為止。善加維護和客戶的商業(yè)合作關(guān)系,不但可以化解先前的種種不愉快,還為日后的收款工作鋪下了一條康莊大道。